Ongelukken gebeuren. We zouden vaak willen dat het niet gebeurde, vooral als we er op de een of andere manier bij betrokken of verantwoordelijk voor zijn, maar het is een feit.
Bijgevolg is een deel van het runnen van een bedrijf voorbereiden op deze eventualiteit en ervoor zorgen dat je klaar bent om de nodige stappen te ondernemen om het probleem op te lossen en te voorkomen dat iets soortgelijks in de toekomst gebeurt.

En dat is precies waarom je moet weten hoe je een incidentenrapport schrijft.

In dit artikel bespreken we alles wat je moet weten over incidentrapporten, zoals wat ze zijn, waarom ze belangrijk zijn, hoe je ze het beste kunt schrijven en nog veel meer.

Dus laten we er meteen mee beginnen.

Wat is een incidentenrapport?

Een incidentenrapport is een document met details over elk soort incident (verwonding, ziekte, bijna-ongeval, enz.) dat zich op de werkplek heeft voorgedaan, hoe klein of ernstig ook.

Een incidentenrapport moet onmiddellijk na een ongeval worden ingevuld en alle relevante details bevatten.

Hier lees je wat je in een incidentenrapport moet opnemen:

• Wat: details van het opgelopen letsel + betrokken apparatuur
• Wie: naam, functie en contactgegevens van de betrokken medewerker(s)
• Wanneer: specifieke tijd van het incident
• Waar: plaats waar het ongeval plaatsvond
• Hoe: de handelingen van een werknemer die tot het ongeval hebben geleid

Waarom zou je incidentrapporten schrijven?

Er zijn verschillende redenen waarom het schrijven van incidentrapporten niet alleen goed, maar ook noodzakelijk is. Hieronder vind je de 4 meest voorkomende redenen waarom je incidentenrapporten zou moeten schrijven.

1. Wettelijke verplichting: Over het algemeen zijn bedrijven wettelijk verplicht om incidentenrapporten op te stellen en in te dienen over alle ongevallen op hun werkplek. De specifieke informatie die je moet opnemen kan verschillen per federale en provinciale wetgeving, dus het is altijd een goed idee om de website van je lokale overheid te raadplegen voor meer informatie.
2. Toegankelijkheid van informatie: Wanneer een incident leidt tot juridische of financiële claims, is het van vitaal belang om de feiten op een rijtje te hebben. Onderzoekers hebben accurate informatie nodig om de zaak met succes te onderzoeken en de documentatie kan worden gebruikt in latere juridische procedures.
3. Verantwoordingsplicht: In dezelfde lijn als de toegankelijkheid van informatie zijn incidentrapporten nuttig omdat ze kunnen helpen bij het vaststellen van fouten in het gedrag van het bedrijf of de werknemer, wat een doorslaggevende factor is bij rechtszaken en het toekennen of weigeren van verzekeringsclaims.
4. Preventie: Of het nu ging om een defecte apparatuur, een onjuist werkproces, onvoldoende veiligheidsmarkering of iets anders, je moet correct kunnen vaststellen wat er mis ging bij een ongeval om corrigerende maatregelen te kunnen nemen en soortgelijke voorvallen in de toekomst te voorkomen.

Een incidentenrapport schrijven

Ondanks de titel van dit hoofdstuk is het schrijven van een incidentenrapport een vrij voor de hand liggende taak. De uitdaging ligt in het creëren van de processen om te reageren op een ongeval, het ontwerpen van het incidentenrapport zelf en het nemen van maatregelen om gevaren te verwijderen en verwondingen of ziekten te voorkomen.

En daar gaan we het nu over hebben.

Stap 1) Ontwikkel een Incidentenbestrijdingsplan

Voorbereiding is de sleutel tot het voorkomen van incidenten. Als geen van uw werknemers tot nu toe letsel heeft opgelopen tijdens het werk, betekent dat niet dat ze dat in de toekomst ook niet zullen doen. Het is dus niet meer dan logisch dat u een aantal procedures opstelt die u kunt gebruiken als het zover komt. Hier is een stap-voor-stap handleiding om je op weg te helpen.

1) Bepaal je doelen: Het ligt misschien voor de hand, maar elk plan heeft een duidelijk doel nodig. Het is niet omdat u begrijpt wat u doet en waarom, dat de mensen die na u komen dat ook zullen doen. Uw doel kan variëren afhankelijk van de specifieke kenmerken van uw bedrijf, maar een goed voorbeeld van een incident response plan doel is:

“Reageer tijdig op incidenten op de werkplek om letsel en schade tot een minimum te beperken, het incident te catalogiseren en soortgelijke situaties in de toekomst te voorkomen.
letsel en schade te beperken, het incident te catalogiseren en soortgelijke situaties in de toekomst te voorkomen door
voorkomen door gevaren te verwijderen, beschermende maatregelen toe te voegen en werknemers te trainen.
werknemers te trainen.”

2) Scope specificeren: Het volgende dat u moet doen bij het ontwikkelen van uw incident response plan is de scope specificeren, of met andere woorden, de betrokken mensen, tools en processen definiëren. Dit zal u helpen uw focus niet te verliezen en problemen zo efficiënt mogelijk op te lossen.

3) Kies bekwame belanghebbenden: Iedereen betrekken bij elke fase van uw incident response creëert alleen maar verwarring en kan leiden tot verdere schade. Om er zeker van te zijn dat uw medewerkers de hulp krijgen die ze nodig hebben en dat het incident op de juiste manier wordt onderzocht, belast u elk van de geselecteerde teamleden met specifieke aspecten van het proces. Dit kan het volgende inhouden:

• • de getroffen werknemer behandelen en debriefen
  • het beoordelen van de locatie waar het ongeval heeft plaatsgevonden
  • verzamelen van contactgegevens van slachtoffers en getuigen
  • het incidentenrapport schrijven
  • onderzoek van het incident
  • brainstormen over en ontwerpen van veiligheidsmaatregelen om verwondingen in de toekomst te voorkomen

Stap 2) Ontwerp uw incidentenrapport

Hoewel het ontwerp van uw incidentenrapport een oppervlakkige kwestie lijkt, is het dat allerminst. Het maken van een beknopt en leesbaar formulier dat gemakkelijk in te vullen is, vergt zorgvuldige overweging en vaardigheid. Maar uiteindelijk is het de moeite waard, want fouten in het invulproces kunnen later tot allerlei problemen leiden, of het nu gaat om verzekeringsclaims, rechtszaken of iets anders. Laten we dus eens kijken hoe je het goed doet.

1) Kies uw media: Overweeg of u papieren of digitale media wilt gebruiken voor uw incidentenrapport. Hoewel papier gemakkelijk verkrijgbaar en relatief goedkoop is, heeft het ook zijn beperkingen. Het raakt gemakkelijk beschadigd of kwijt en het kost veel moeite om het te verspreiden, bij te houden en te evalueren.

2) Kies een duidelijke ontwerpfilosofie: Zoals we al zeiden, leesbaarheid is alles als het gaat om incidentrapporten. Ze moeten gemakkelijk in te vullen zijn door letterlijk iedereen in uw bedrijf in het geval dat de verantwoordelijke persoon niet beschikbaar is of in velddienstsituaties.

Maar ze moeten ook gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn, zodat iedereen, van uw werknemers tot uw onderzoekers, advocaten en rechters, snel alle informatie kan vinden die ze nodig hebben. Hier zijn een paar ontwerptips die daarbij kunnen helpen.

• • al je informatie organiseren in duidelijk gedefinieerde vakken
  • kleurcodering van delen van het incidentenrapport voor betere leesbaarheid
  • pictogrammen toevoegen aan secties om het onderwerp snel over te brengen
  • een gemerkte koptekst opnemen voor herkenning, verzekeringsclaims, enz.
  • je merkkleuren gebruiken om de merkherkenning te versterken

Stap 3) Schrijf het incidentenrapport

Er heeft zich dus een incident voorgedaan in uw bedrijf. Uw processen zijn ingevoerd en uw incidentenrapport is opgesteld en klaar. De volgende stappen zijn duidelijk. Of toch niet? Dit is wat u moet doen tijdens het invullen van een incidentenrapport.

1) Begin onmiddellijk met het verzamelen van feiten: Zodra zich een incident voordoet en je zeker weet dat de werknemer veilig en wel is, is het tijd om met het onderzoek te beginnen. Eerst wil je de werknemer en eventuele getuigen ondervragen over wat er is gebeurd. Beoordeel vervolgens de plaats van het incident.

2) Beoordeel uw bevindingen: Elk ongeval is het resultaat van meerdere factoren die samen werken. Om volledig te begrijpen wat er is gebeurd en dit in de toekomst te voorkomen, moet u uw bevindingen in drie afzonderlijke soorten verdelen.

a) Primaire factoren: Dit zijn de factoren die direct verantwoordelijk waren voor het ongeval of letsel. Het kan gaan om een defecte machine, onvoorzichtigheid van een werknemer of iets anders.

b) Secundaire factoren: Deze zijn niet de hoofdoorzaak van het incident, maar hebben wel sterk bijgedragen aan het ontstaan ervan. Ze kunnen bestaan uit slecht machineonderhoud, gebrek aan training van werknemers en nog veel meer.

c) Bijdragende factoren: Deze zijn misschien niet duidelijk gekoppeld aan het incident, of hun invloed lijkt verwaarloosbaar. Toch is het belangrijk om er rekening mee te houden. Het kan gaan om natte vloeren, een doorgebrande lamp, een gebrek aan communicatie tussen afdelingen en nog veel meer.

3) Ontwikkel een actieplan: Neem alles wat je hebt geleerd in overweging en verzamel je team. Jullie taak is nu om te brainstormen en veiligheidsmaatregelen en oplossingen te vinden die jullie zullen helpen om soortgelijke incidenten in de toekomst te voorkomen.

4) Schrijf het incidentenrapport: Op dit punt heb je eindelijk alles wat je nodig hebt om je incidentrapport te voltooien. Vul het plichtsgetrouw in, sla het op in uw archiefsysteem en bezorg het aan alle relevante organisaties (bijv. verzekeringsmaatschappijen).

5) Actieplan implementeren: Nu hoeft u zich alleen nog maar te verdiepen in de preventiemaatregelen die u in de vorige stappen hebt bedacht. Ga door met het verbeteren van de veiligheid op uw werkplek, controleer uw processen regelmatig en zorg ervoor dat u uw incidentenrapporten regelmatig opnieuw bekijkt om er zeker van te zijn dat ze goed werken.

Inpakken

En dat was het dan. Zoals u in dit artikel hebt kunnen lezen, spelen incidentrapporten een belangrijke rol bij het waarborgen van de veiligheid van uw werknemers en de financiële gezondheid en reputatie van uw bedrijf.

Vergeet niet de nodige aandacht te besteden aan de manier waarop u incidenten op de werkvloer benadert, wees u bewust van het effect dat de media en het ontwerp van uw incidentrapporten hebben op de bruikbaarheid ervan en ga nooit voorbij aan het vinden van nieuwe, innovatieve manieren om uw gezondheid en veiligheid te verbeteren.